Kako sprečiti da dospete na black listu

Ako ste ikada radili neku email kampanju onda verovatno znate da to može da bude veoma dobar način da doprete do potencijalnih kupaca ili klijenata. Sa druge strane, email kampanje nekada mogu i da dovedu do toga da se vaša email adresa nađe na black listi. To zna da bude nezgodno ukoliko vaš posao zavisi od email komunikacije. Zato ćemo u ovom tekstu dati nekoliko saveta kako sprečiti da dospete na black liste.

Šta je email black lista?

Pojednostavljeno rečeno black lista predstavlja spisak svih IP adresa i/ili domena koje su identifikovane kao generator spam sadržaja. Takve IP adrese i domeni se onda stavljaju na black listu a sadržaj koji se šalje sa njih istovremeno biva blokiran da ne dođe do primalaca.

Tehnički posmatrano, informacija o nekoj takvoj IP adresi se smešta u listu email servera, koji zatim blokiraju email-ove koji dolaze sa te adrese.

Samo blokiranje takvih sadržaja je prosto neophodno da bi se održalo normalno funkcionisanje emalova širom sveta. U suprotnom naši inbox-i bi do te mere bili zatrpani spam porukama, da bi obesmislili samu email komunikaciju.

Statistika kaže da čak 80% mailova koji se svakoga dana šalju preko email servera može biti okarakterisano kao spam. Problem nastaje kada neki email-ovi koji ne spadaju u spam, završe u spam folderu. Upravo to može da se desi i vašem email-u sa važnom porukom za vašeg potencijalnog kupca / klijenta.

Kako funkcioniše black lista / black liste?

Kad god poruku pošaljete e-poštom, ona sadrži i IP adresu pošiljaoca. IP adresa tačno određuje server sa kojeg je e-pošta poslata, slično kako kada pošaljete nekome pismo sa povratnom adresom. Drugim rečima, možete da pronađete lokaciju email-a pozivanjem na njenu IP adresu.

Kada poslati email stigne na server primaoca, on automatski proverava da li je IP adresa pošiljaoca na black listi. Ako se ona nalazi na listi, takav email se odbacuje. Ako nije na listi, prolazi kroz dodatne spam filtere pre nego što stigne do odredišnog inbox-a.

Pored toga, serveri primaoca proveravaju i identifikuju spam email-ove na osnovu njihove istorije slanja. Ako sa neke IP adresa obično stižu emailovi koji nisu identifikovani kao spam, ona je odobrena za isporuku. U suprotnom, kako smo rekli, biva odbijena.

Šta znači biti na black listi?

Biti na black listi znači da vaši email-ovi neće dospeti do vašeg potencijalnog kupca, klijenta ili partnera. Ovo može naneti štetu vašim marketinškim naporima, a kao još veći problem ugroziti i vašu regularnu email komunikaciju. Pored IP adrese i domen sa kog se šalje email može dospeti na black listu. U pitanju su naravno iste liste, s tim što su filteri za dospevanje na neku od njih drugačiji, odnosno posmatraju različite elemente.

Kako možete dospeti na black listu?

Možda vam se iz do sada navedenog čini da morate da ispunite neke vrlo stroge kriterijume da biste sebe ili email adresu vaše kompanije slučajno smestili na black listu. U stvari, to se relativno lako može desiti, pogotovo ako često šaljete veliku količinu email-ova. Evo nekoliko uobičajenih stvari koje mogu da vam naštete kao pošiljaocu ako vas stave na black listu ili u spam folder.

Slanje puno email-ova sa vaše email adrese i/ili domena na neaktivne email adrese.

Ukoliko je vaš email nalog preuzet od strane zlonamernog korisnika (probijena slaba lozinka, uhakovan sajt, nezaštićena forma i slično) i zatim upotrebljen za razne nedozvoljene aktivnosti poput slanja velikog broja email-ova odjednom, sigurno je da će vaš domen ili IP dospeti na black liste.

Loš sadržaj email-a:

Spam mehanizmi često filtriraju email-ove prema ključnim rečima u telu teksta. Reči poput „besplatno“, „garancija vraćanja novca“, korišćenje CAPS LOCK, fontovi u boji i veliki broj znakova uzvika (!!!!) mogu biti signal da vaš email spada u spam poruke, što znači da vas verovatno “očekuje“ black lista.

Loše upravljanje email listama:

Ako imate problem da korisnika na njegov zahtev odjavite sa email liste (unsubscribe), to može biti razlog da dospete na black listu. Važno je da u newsletterima koje šaljete imate jasno naznačenu mogućnost unsubscribe mehanizma. Imajte u vidu i da broj odbijenih mailova u odnosu na broj poslatih utiče na reputaciju domena.

Koliko e-mailova je bezbedno slati da ne dospete na black listu?

Kao što smo već pomenuli, velika količina email-ova kao i iznenadni porast količine email-ova mogu uticati da vaši mailovi budu prepoznati kao spam. No, ako to radite kako treba, sa time neće biti problema. Velike kompanije svakodnevno šalju hiljade e-mailova, ali nisu na black listi, jer su vremenom postepeno (a ne naglo) uvećavale svoju mailing listu i dobro je održavaju. Dakle nema nekog čarobnog broja, već je bitno na koji način je došlo do rasta i koliko od tih email-ova ima validne podatke. Sam broj nema bitan uticaj na to da li ćete ili ne dospeti na neku black listu. Ono što jeste važno je da se slanje newslettera razdeli u više serija (to se lako podešava u sofveru za slanje), ne preko 300 mailova po satu, koje onda sistem sam distribura kako ste zadali. 

Kako da proverite da li je vaša email adresa stavljena na black listu?

Najbrži i najlakši način da proverite da li se vaša email adresa nalazi na javno dostupnoj black listi, jeste da proverite na nekom od ovih online alata za pretragu black lista:

MX Toolbox
DNS Stuff
DNSBL
MultiRBL.Valli.org

Oni će proveriti vašu IP adresu sa preko 120 javno dostupnih black lista.

Šta da radite ako dospete na black listu?

Ponekad jednostavno sve možete raditi ispravno, a opet se u nekom trenutku naći na nekoj black listi.

Najvažnije je: Ne paničite. Biti na crnoj listi nije kraj sveta. Po nekim statistikama dospevanje na black listu nije toliko neuobičajeno, pogotovo za veće kompanije, tako da su neke od njih najmanje jednom dospele na neku black listu u poslednjih 12 meseci. Vodite samo računa da to ne ugrozi vaše poslovanje ako taj email koristite i za redovnu email komunikaciju. Najbolje je za slanje newslettera koristiti zaseban domen i IP.

Ako se ipak nađete na black listi, važno je znati da skoro svaka veća blacklisting kompanija ima svoju proceduru za uklanjanje sa liste. To znači da se u takvim situacijama možete obratiti toj kompaniji i zatražiti da vas ukloni sa black liste. Ponekad vas takva kompanija može i samostalno ukloniti sa black liste, ukoliko prestanu da postoje razlozi za vaše postavljanje na listu

Kako da izbegnete da dospete na black listu?

I sada dolazimo do pitanja iz naslova ovog teksta. Jasno je da je najbolji način da ne dospete na black listu, upravo da se pridržavate naših dosadašnjih preporuka iz teksta.

Ipak evo i nekih konkretnih saveta.

Ispravni DNS zapisi

Ako koristite mail server sa dedicated IP adresom, važno je da proverite da li su svi DNS zapisi ispravno konfigurisani. Hostname, odnosno ime servera koji je glavni domen i za koji su vezane sve postavke mail sistema, vidljiv je u zaglavlju maila koji šaljete, a koristi se i kao incoming i outgoing mail server u podešavanjima vaših mail klijenata. Ako tu nije sve podešeno kako treba, sigurno ćete imati problema sa reputacijom poruka.

Proverite domen koji koristite za slanje mailova da li ima ispravno podešen MX record, reverzni DNS (PTR zapis koji mapira IP adresu imena hosta), kao i SPF, DKIM i DMARC zapise koji pomažu u sprečavanju lažnog predstavljanja e-pošte, phishinga i spoofinga, kao i provere autorizovanih IP adresa sa kojih se vrši slanje mailova i legitimnosti/autentičnosti samog maila. Na primer, ukoliko nema SPF zapisa u DNS-u, naročito u komunikaciji sa Gmail, Yahoo, Outlook serverima, verovatno će vaš mail završavati kao spamu kod primaoca pošte.

Neka vaša mailing lista bude čista od loših ili nepostojećih email adresa.

Pre svega nemojte kupovati email adrese jer one često sadrže i adrese koje verovatno nisu uvek ispravne. Održavajte svoju email listu čistom tako što ćete redovno uklanjati adrese koje su iz bilo kog razloga odbačene od strane nekog mail servera. Takođe, potrudite se da na svaki zahtev klijenta sa vaše email liste koji ne želi više da prima vaše email-ove, odgovorite na očekivani način i uklonite ga sa liste (unsubscribe). Obavezno je da u sadržaju maila imate naznačenu mogućnost unsubscribe opcije i da ona radi.

Koristite zaseban domen za masovno slanje poruka (newsletter)

Ako šaljete newslettere, preoporučujemo da koristite zaseban domen (pa čak i server, to jest i zaseban IP) koji će biti odvojen od vaše regularne email komunikacije. Ako domen koji koristite za newsletter dospe na black listu, važno je da vaša poslovna komunikacija koja nema veze sa marketing aktivnostima ne trpi.

Koristite dvostruku autentifikaciju za registraciju vaših email pretplatnika

Dvostruka autentifikacija prilikom prijave na listu je najbolji vid zaštite od email prevara u kojima vam se umesto pravog korisnika registruje bot. Važno je i iz razloga što se nijedan korisnik neće naći na vašoj listi a da to zaista nije želeo. Tako ćete izbeći probleme sa korisnicima koji ne žele da dobijaju vaše email-ove, a ujedno ćete vašu listu držati savršeno čistom.

Rasporedite slanje mailova u grupe

Podesite da se slanje newslettera razdeli u više serija, da ne šaljete odjednom svim primaocima. Ova opcija se podešava u sofveru koji koristite za slanje, vi svakako šaljete samo jedan email, ali će sistem slanje distribuirati u više grupa. Imajte u vidu da na primer Microsoft blacklistuje IP sa koga stigne više od 100 mailova u danu na njihove servere! Naša je preporuka da nikada ne šaljete preko 300 mailova po satu. 

Zaštite svoj email server

Ovim ćete izbeći da postanete žrtva malware-a ili botova. Oni vam mogu preuzeti domen ili IP adresu za potrebe slanja svojih spam poruka. U tom slučaju može vam se desiti da završite na nekoj black listi, a da pritom niste uradili ništa loše. Zato vodite računa o svom sajtu i email serveru, redovno ga ažurirajte, koristite jake lozinke, zaštitite forme na sajtu koje služe za slanje mailova.

Zaključak

Na kraju, možemo da sumiramo da situacija danas jednostavno takva će manje više svaka aktivnija kompanija kad-tad doći na neku black listu. Već smo videli da to samo po sebi ne mora da bude neki problem i da je rešivo. Sa druge strane, preventivnim delovanjem smanjujete mogućnost dospevanja na black listu na minimum, što samo može da koristi vašem online poslovanju i vašoj online reputaciji. Uz sve navedeno, proverite da li dobro razumete šta je SPAM i u skladu sa time se ponašajte. Koliko god black lista nije kraj sveta, ipak je potrebno da je po svaku cenu izbegavate da se pojavite na njoj.

Takođe, obratite pažnju da Microsoft ima i svoju internu black listu koja koristi neke sopstvene kriterijume. U članku Microsoft black lista saznajte na koji način možete zahtevati od Microsoft-a uklanjanje sa black liste ako do toga dođe.